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每週一次的團隊會議有何重要

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不想令開會變成生產力殺手,開會前就要精心計劃,這能提高生產力之餘,又可以幫助團隊建立坦誠開放的文化。Jerene Ang報導。

美國經濟學家托馬斯索威爾(Thomas Sowell)曾經說過:「生產力最低的人,通常是最支持開會的人。」

CareerBuilder 2016年的一項調查發現,近四分之一(24%)的僱主認為,開會是拖低工作生產力的元兇。

如果是一年前,我會毫不猶疑地同意這個說法,但自從2017年1月,《Human Resources》的團隊開始舉行每週一次的進度會議後,我開始意識到開會其實可帶來多方面的益處,以下略舉幾例。

提高團隊的生產力

一星期開一次會(特別是在星期一或星期二),不但不會削減生產力,反而有助大家安排該個星期任務的優先次序,從而提高整個團隊的生產力。

工作永遠做不完,甚至無時無刻手頭上都有幾個任務,不過當中有些是比較重要(例如有死線的),另一些則可以稍後再處理。

善用週會來幫助團隊釐清首要處理的任務,不要讓團隊一心多用,這會減低生產力之餘,甚至可能導致每項任務都無法完成。

週會可以在不增加工作量的情況下,使團隊做得更多、更完美。

建立反饋文化

不同的研究都表明,員工希望每天或者每星期都收到反饋,但Eagle Hill Consulting的調查發現,只有五分之二的受訪者會定期收到工作反饋。這個問題可以通過舉行週會來解決。

例如在《Human Resources》的週會上,我們會檢討自己及同事在過去一星期的工作情況。

週會提供了坦誠對話的空間,員工不僅收到上級的建議,同時會收到同事之間的反饋,有助培養團隊內部的反饋文化。與此同時,這種反饋模式避免員工單方面揣測上司對自己的評價,亦減少員工對自己的績效評估感到意外的情況。

減輕工作壓力

ComPsych Corporation的一項調查指出,工作壓力源自五個觸發因素:老闆的期望不明確、同事之間的溝通混亂、認為工作量會增加、對公司未來和穩定性感到不安、以及新訂立的流程/操作規則或技能。

週會可以提供定期溝通的機會,增加工作透明度,從而舒緩這些引致壓力的因素。

圖片/123RF



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